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安阳市防震减灾中心档案管理制度
来源:      作者:      点击: 717      添加时间: 2020-10-28

    为进一步规范档案管理工作,提高档案管理工作水平,充分发挥档案工作在防震减灾事业发展中的基础作用,特制定如下制度。

一、立卷归档

(一)归档范围

凡是记述和反映我局工作活动的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工以及人事、财务、科研、基建等工作中形成的文件材料),均属归档范围。具体范围按国家档案局制定的《机关文件材料归档和不归档的范围》和其它档案管理办法有关规定执行。

(二)归档时间

1.文书档案一般应于次年6月底以前立卷归档完毕。

2.会计档案由会计人员负责整理立卷,次年2月底以前移交。

3.科技档案与基建工程或其它技术项目,在完成或告一段落后,及时整理立卷并向档案工作人员移交。

4.电子及声像档案于该项活动结束后15日内由承办科室交档案工作人员归档。

5.人事档案实行专人负责,由主管人事人员负责定期对档案进行补充、完善、整理、立卷,并按一人一卷接收归档。

(三)归档要求

1.凡属归档范围的各种文件、资料,必须由各部门或岗位系统整理,符合案卷质量标准。

2.一般文件材料归档一式一份,比较重要和利用频繁的要归档二至三件。

3.永久、长期案卷内的文件材料,凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、打印等不耐久字迹的必须进行复制。复制卷与原卷一并立卷、归档。

4.凡是向档案室或档案工作人员移交的各种门类的档案必须编制《案卷说明》、《案卷文件目录》、《档案移交清单》,交接双方清点核对,并履行签字手续。

二、借阅利用

(一)档案室负责编制各种目录、索引等档案检索工具,利用现代化管理手段,做好档案资料的查阅工作。

(二)查阅档案资料应按要求履行档案借阅手续,填写查阅登记册,注明查阅者姓名、查阅时间和用途、文号及档号等。

(三)查阅机要文件时须经过办公室主任及机要人员批准。

(四)查阅人事档案,应讲明事由,经办公室主任批准,由主管人事人员陪同查阅,严禁将档案私自带出档案室。

(五)借阅档案必须当天借当天还,因工作需要延期的应办理续借手续。

(六)借阅档案不得擅自拆卷、圈划、涂改、复印、撕毁和折叠。

(七)外单位借阅档案时,须持其单位证明信,并经我局领导签字批准后方能借阅。

三、档案保密

(一)档案属于国家秘密,不属于开放范围,由办公室指定的档案工作人员管理。

(二)档案工作人员和接触档案的人员,必须遵守党和国家的保密法规。

(三)档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中都应该注意保密。

(四)档案应在专门库房或设备完善的保险装置中存放。

(五)档案收进、移出必须建账登记,做到账档相符。

(六)档案的提供、复制、摘抄应根据秘密等级经相应领导批准,办理规定的手续。

(七)对超过保管期限的档案,由办公室主任主持,会同档案保管人员和有关业务部门进行鉴定,鉴定后提出工作报告,对确无保存价值的档案,进行登记造册并报局长批准后销毁;销毁时,至少要指定两人监销,监销人要在销毁清册上签字。

(八)不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违反有关保密规定,不准在公共场所谈论档案内容和保管情况。

(九)不准通过普通邮政传递秘密档案、资料。

(十)未经主要领导人批准,不得在报刊、书籍、声像制品和广播、电视、电影、互联网上公布档案。

(十一)要定期检查档案情况,发现泄密或可能泄密时,应当立即采取补救措施并及时报告有关机关。

四、档案保管

(一)档案室集中统一管理本单位各种门类、载体的全部档案和有关资料,保证档案的完整与安全。

(二)档案库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

(三)档案库房应增置温湿度计、灭火器、吸尘器、去湿机、复印机、收录机、照相机、空调等设备。

(四)库房内档案柜架与窗成垂直方向排列。主通道净宽不小于1米,两行柜架背面与墙的间隔不小于0.08米。

(五)库房内档案柜架应从库房入口开始,自左至右编排柜号。每组柜从上至下编格号。在柜子每格的固定部位放置包括:门类名称、保管期限、案卷号的指引卡。做到排列有序,指引醒目,存取方便。

(六)入库的档案应按不同的门类、载体分别排列。同一门类的案卷按:保管期限—年度—类别—组织机构(或问题)—项目—保管期限的次序排列。档案在柜架排列的次序为:从上至下、从左至右。档案以库房柜架为单位,绘制档案资料存放示意图。

(七)档案资料收进、移出要及时登记。做到“家底清”、“账目”与实物相符合。

(八)建立全宗卷,以积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

(九)坚持做好档案库房温湿度记录。根据气温情况及时通风换气。按照库房温度一般载体14℃—24、相对湿度45%60%,电子档案温度17℃—20、相对湿度35%45%的要求,及时采取措施。

(十)每年对档案保管工作进行一次全面检查,如遇特殊情况及时检查,发现问题及时报告,并采取改正和补救措施。每次检查应作记录。

(十一)保持档案库房整洁。库房内严禁吸烟、生火炉,不准存放易燃、易爆、易腐蚀性物品和其它杂品。

(十二)档案工作人员下班时要关灯、关窗、锁门,保管好钥匙。

五、档案统计

(一)严格执行《中华人民共和国统计法》,认真做好档案的统计工作,了解掌握档案工作情况,提高档案管理水平。

(二)建立案卷目录、案卷文件目录、专题目录、资料目录、查借阅档案登记簿、利用效果登记簿,对档案的收进、移出、销毁和实存数量、利用等情况进行统计。

(三)档案统计做到统一表格、统一项目,及时准确地填报档案统计数据和资料。

(四)做好档案的统计分析,及时掌握档案工作情况,找出存在的问题,提出改进措施和建议,进一步提高档案工作的管理水平。

六、岗位责任

(一)档案工作人员在办公室主任领导下,具体负责单位档案管理工作。

(二)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和档案行政管理部门的规定、办法等。

(三)对本单位各种文件材料的立卷归档工作和各部门的档案工作实行监督、指导。

(四)集中统一管理本单位各种门类和载体的档案和资料,认真执行保密、保卫法规、制度,确保档案的安全。

(五)按规定向档案馆移交应该进馆的档案。

(六)办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

本制度自2011101日起施行。

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